¿Te gustaría saber cómo ser mucho mas productivo gracias a GTD ?

¿Te gustaría comenzar a ver que esas listas de tareas disminuyen?

¿Quieres saber cómo hacerle para que no se te olviden todos esos pendientes que tienes por hacer?

En este post te hablaré de una maravillosa herramienta que te ayudara a ser mucho más productivo.

¿Como descubrí GTD?

Durante gran parte de mi tiempo en la obra me ha tocado encargarme de muchos proyectos al mismo tiempo, diseño, construcción, supervisión y gestión de proyectos, cada uno de estos con sus respectivas responsabilidades y tareas.

Claro que hay un momento en el que las listas de tareas no son suficientes, ya sea por qué no siempre tienes la disciplina de apuntar todos los detalles, o porque entre tantas tareas pendientes deja de funcionar ese sistema.

Así que busqué la manera de solucionar este problema y descubrí un grupo de herramientas que lograron que mejorara mucho mi productividad.

Estos son GTD+Time Blocking + Gantt + Pomodoro son el dream team de la productividad y no solo para arquitectos si no para cualquier profesión, emprendimiento o incluso para tu día a día.

¿Qué es GTD?

GTD significa gettig things Done, es una metodología que desarrollo David Allen en un libro con ese mismo nombre.

Esta es una metodología que busca ser una manera ágil de capturar, archivar y dar seguimiento a las tareas en base a un sistema de 5 pasos.

Recopilar + Procesar + Organizar + Revisar + Hacer

Allen dice que muchas veces dejamos de hacer las cosas importantes por tener tanta información en la cabeza, que nuestra memoria es ineficiente y que fácilmente podemos olvidar las cosas.

También dice que busquemos tener las cosas fuera de nuestra cabeza, el estar decidiendo que acciones requiere cada tarea cuando aparece no es efectivo, así que un sistema externo de organización de tareas es lo mejor, y si mantenemos este al día, tu sistema será más confiable.

Paso 1 de GTD Recopilar

En tu sistema GTD tienes un lugar llamado Buzón, este es el punto donde puedes depositar toda la información en cuanto llegue, todos los recordatorios, ideas, tareas, trabajos o lo que sea.

No importa si es personal o de trabajo, no importa si es buena o mala idea, no importa que sea de un proyecto u otro, lo que importa es que sea lo suficiente mente rápido de capturar y que contenga la información necesaria para después recordar la idea.

En este punto lo único que importa es capturar toda la información de una manera rápida y fácil, así liberar tu mente para que te dediques a lo que en verdad importa.

Paso 2 GTD Procesar.

Debes dedicarle un tiempo al día a revisar toda esa información que agregaste a tu buzón.

Aquí es donde debes de valorar qué sirve o que no sirve.

También hay que valorar qué trabajos podemos realizar, que trabajos debemos derogar, que tareas son de referencia y que tareas no podemos realizar.

Esto para poder ver si una tarea requiere una o varias acciones o simplemente la vamos a eliminar o archivar.

Hay una regla que dice “si esa acción requiere menos de 2 minutos en hacerla simplemente hay que hacerla” .

Paso 3 GTD Organizar

Ya que decidiste que elementos de tu buzón se quedan y en qué estatus, lo que sigue es organizarlos, ósea enviarlos a sus respectivas carpetas o proyectos.

Existen varias formas de almacenar una tarea y dependiendo de la tarea, es cómo lo vas a manejar, si una tarea requiere muchas subtareas para llevarse a cabo puedes hacer un proyecto especial para esa tarea.

También puedes tener carpetas de ideas archivadas que tal vez algún día trabajes, o puedes tener carpetas de la lista de compras, carpetas de cosas que quieres aprender, carpeta de libros por leer o de cursos que quieres tomar, en fin, tantas carpetas como tú necesites.

En muchos programas de GTD como todoist o Omnifocustambién te permite colocar etiquetas, estas puedes configurarlas de manera que se vinculen a una persona, o alguna acción en particular.

Por ejemplo, puedes tener una etiqueta computadora así cuando estés en tu ordenador podrás ver todas las tareas que tienes que realizar.

Puedes hacer etiqueta de algún cliente, para que cuando estés con esa persona veas todo lo que tienes de pendientes con él.

Esto mismo puede ser para teléfono, email o cuando estés en algún lugar en particular puedes simplemente ver la etiqueta y te dirá todo lo que debes de recordar en ese lugar.

Combinando estas 2 maneras de organización puedes tener todo al 100, de una manera práctica.

También yo te recomiendo mucho que asignes fechas de vencimiento a las tareas, porque una tarea sin fecha de vencimiento es más fácil que nunca se cumpla.

Paso 4 Revisar 

El verdadero secreto en GTD se encuentra aquí, se debe de revisar tu sistema, actualizarlo y asignar fechas a las tareas, para que puedas programar su realización.

Hay que revisar mínimo 1 vez al día, las tareas a realizar. 

Hay que procesar y organizar las nuevas tareas y marcar las tareas hechas.

Y una vez a la semana se recomienda revisar completamente todas las tareas que tienes, checar cuales ya se pueden hacer, el día que se harán, marcar terminadas las hechas, y dejar todo el sistema a punto para la semana.

Paso 5 Hacer

Claro que todo esto no tendría ningún sentido si no realizamos la tarea, el fin de este sistema es precisamente, hacer las cosas.

Como lo implemento en la arquitectura.

Yo utilizo 2 herramientas las 2 son de pago, pero en mi caso me gusta tener 2 sistemas separados entre un proyecto bastante grande que tengo y el resto de mis proyectos.

Una es Omnifocus y la otra es Todoist, estas estas diseñadas para GTD aun que en la última versión de recordatorios de la app en iPhone puede funcionar perfectamente bien, incluso me atrevería a decir que esta versión fue basada en GTD para hacerla.

Un día normal en obra, surgen muchísimos detalles y pendientes, desde las juntas con clientes, hasta ideas que llegan.

Así que conforme llegan las apunto en mi buzón, hay días que se acumulan muchísimos pendientes, no me preocupo por que sean buenas o malas, el chiste es que no se me olviden y queden guardadas.

Todas las mañanas en cuanto comienzo a trabajar lo primero que hago es abrir mi programa de tareas, ver las tareas próximas a vencerse, ver cuales realmente puedo realizar hoy y cuales no y las acomodo en el bloque correspondiente del time bloking. 

Es normal que a veces no puedo realizar alguna tarea, otras veces son tareas que no se resuelven rápido o son de seguimiento, en este caso en el apartado de notas escribo la fecha y la información que obtuve ese día y le asigno la nueva fecha para dar seguimiento. 

Después veo el buzón y organizo esas tareas a su respectiva carpeta de proyecto con sus etiquetas, si son tareas que se resuelvan fácil (menos de 2 minutos) la dejo en el buzón, y cuándo es una hora decente resuelvo ese tema.

El domingo por la noche realizo la revisión completa del sistema, veo tareas vencidas para reagendar, y veo en mi Time blocking los días que puedo realizar las tareas más importantes y las tareas secundarias las acomodo en el bloque que corresponde.

En pocas palabras así manejo mi sistema.

Conclusión

La mayor virtud del GTD es que es muy sencillo, cuando las herramientas son así es mucho más fácil implementarlas.

Ahora lo verdaderamente difícil es obtener el hábito de utilizar el sistema.

Estas herramientas son excelentes siempre y cuando tengas la disciplina de llevarla al día.

Y recuerda lo importante de todo esto es hacer las cosas, no tiene caso que dures 2 horas diarias a tener tu sistema al 100 si no lo utilizas para llevar a cabo tus tareas y trabajos. 

Espero que esta herramienta, te sirva tanto como a mí.

¡¡Saludos!!

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