5 consejos para gestionar equipos de Arquitectura

Hola Arkifrikis.

El día de hoy vamos a compartirles acerca de una consulta que nos llego por LinkedIn el otro día.

Esta era de una colega que acababa de ser asignada como jefa de un equipo, la consulta nos solicitaba consejos para poder gestionar equipos de Arquitectura

Cuando eres un Frelance o trabajas para alguien, tu trabajo se enfoca en cumplir con tus tareas, pero cuando eres encargado de un equipo la responsabilidad es mucho mayor, y es necesario saber delegar dirigir y confiar en el resto del equipo.

Es por esto que compartimos algunos consejos que te pueden ayudar en tus equipos de trabajo.

Comunicación 

Este es una de las cosas que más se deben de trabajar en los equipos de Arquitectura, es importante tener un medio de comunicación eficiente, y que todos los miembros del equipo se sientan con la confianza de poder comunicar lo que sea.

No solo es el tener el teléfono prendido todo el tiempo, también es importante tener buena comunicación verbal, y mantener respeto entre todos.

Es muy recomendable manejar siempre un medio de comunicación que sea independiente y usado exclusivamente para cuestiones que tengan que ver con el trabajo.

Muchas veces utilizamos el WhatsApp como medio de comunicación en equipos de Arquitectura, pero entre el chat de los primos, el los amigos, el de chismes, el de la tanda, etc. se te pueden juntar cientos de mensajes en un momento y si le sumas todos los del trabajo, se convierte en un medio con mucho «ruido» lo cual no es bueno para saber cuando algo es importante.

Y al contrario, cuando estas descansando, de vacaciones o en algún evento importante, lo que menos quieres es que las cosas del trabajo te interrumpan, pero al tener todo en un solo medio no puedes «desconectar» del trabajo.

Para esto puedes simplemente o tener 2 teléfonos lo cual puede ser muy incómodo, o manejar 2 programas diferentes de mensajería entre tu equipo y tu, por ejemplo yo manejo Telegram para el equipo de trabajo de la obra, y utilizamos Slack con el equipo de trignum.

Telegram es un programa de mensajería «normal» aun que tiene muchas ventajas sobre el WhatsApp, y Slack es un sistema de mensajería Pro, un poco mas difícil de usar, pero con muchísimas ventajas. 

Pero lo mas importante es que separa el trabajo de lo personal.

Flujo de la información.

Otro de los puntos importantes es buscar la manera que todos los equipos de Arquitectura cuenten con toda la información siempre actualizada.

Me ha tocado casos en que al revisar los trazos, tiene planos de versiones anteriores, por qué entre todos los correos que se reciben y se envían ya no supieron cuales fueron “los últimos planos buenos pa imprimir ahora si al 100”

O el de instalaciones MEP trabaja en versiones anteriores del proyecto y al unir los modelos no coinciden.

Por esto es importante que todos tengan acceso a los últimos archivos, y que una persona este encargada de mantener los planos siempre actualizados.

Para esto nosotros manejamos una carpeta en Dropbox en la cual están los planos últimos y que solo puede ser modificado por el encargado de los planos, claro que existen medios mucho mas pro, pero a nosotros nos funciona bien este.

Así antes de cualquier trabajo solo imprimen los archivos marcados ahí.

Y cada que se modifica un archivo se manda un mensaje al grupo de la obra avisando de la modificación para que todos estén informados, (esto en Slack puede ser automático)

También hay que buscar la manera en que todos trabajemos de manera mas eficiente.

Cuando construyes 1 casa, tal vez no sea tan complicado, pero cuando tienes 334 viviendas, el ser eficiente es vital.

Para esto majamos una app llamada Trello, en la cual marcamos tareas por hacer, avances del proyecto, comentarios, y los detalles que vemos.

Próximamente en otra píldora de Trignum te explicare como manejamos el Trello para obra, ¡no olvides suscribirte para que no te lo pierdas!

De manera que automáticamente todos los miembros de los equipos de Arquitectura puedan acceder a ellos. 

Así solo se trabaja 1 vez y se tiene registro de todos los trabajos y tareas pendientes a la mano de todo el equipo.

Esto es flujo de información eficiente.

Metas y objetivos para equipos de Arquitectura

Otro elemento importante es marcar metas y objetivos SMART

Specific (Específicos)

Medible 

Aalcanzable

Realista

Temporal

Las metas y objetivos tienen que ser específicos y claros, entre mas claros sean mas fácil es que se puedan llevar a cabo, por ejemplo un objetivo especifico puede ser, conseguir 3 ventas este mes o terminar los planos de permisos de la casa y, o terminar el modelado de la casa x 

Un ejemplo contrario a esto seria, tener más ventas, o dibujar más rápido los planos etc. Estos aun que pueden parecer objetivos, no funcionan por qué no son nada específicos.

Medible, todo lo que se mide puede mejorar, tienes que buscar como medir los resultados, por ejemplo conseguir 3 clientes nuevos, o terminar 2planos de permisos, 

Alcanzable, es importante que las metas sean alcanzables, no hay nada peor para un equipo intentar alcanzar cosas imposibles, por ejemplo que te pidan terminar un plano para ayer, o conseguir 20 clientes en 1 mes cuando normalmente tienes 1 o 2.

Realista este punto es claro, tienen que ser cosas que sean importantes para el equipo, no vale la pena desgastar al equipo en cosas que no son relevantes y que les quitaran su tiempo que puede ser usado para cosas mas importantes.

Temporal este es MUY IMPORTANTE a todo hay que ponerle fecha de terminación, una tarea sin fecha de caducidad es probable que no se haga, todos los objetivos deben de tener fecha de inicio y de finalización.

Por ejemplo, una meta puede ser terminar un proyecto arquitectónico, para terminar ese proyecto es necesario cumplir con ciertos objetivos, los cuales tienes que asignar fecha y entregables, asignar uno o varios encargados de cada cosa y darle seguimiento a cada objetivo que te lleven a la meta.

Last Planner Sistem

Durante muchos años el Arquitecto se convirtió en el todólogo de las obras, él hacia el proyecto, el presupuesto de obra, el calendario, la supervisión, gestión de proyectos etc.

Lo cual no necesariamente ha sido bueno para la profesión.

Con sistemas como lean construction esto cambio, ahora el Arquitecto forma parte del equipo y cada especialista se encarga de trabajar lo que le corresponda.

Una de las mejore herramientas para lograr comprometer a todo el equipo es el Last planner sistem, esta es una herramienta del lean construction con la cual cada miembro del equipo participa con sus conocimientos y su compromiso a entrar a trabajar a cierto momento del proyecto.

En pocas palabras es un programa de obra realizado entre todos y con el cual todos se comprometen a realizarlo.

Si quieres saber un poco mas de esto te invito a leer nuestro post sobre Last planner System.

Big Room y Porcentaje de promesas cumplidas.

La mejor ventaja de trabajar en equipos de Arquitectura es que puedes rendirle cuentas al equipo y adquieren más compromiso por no fallarle al equipo.

Durante el proceso del proyecto es conveniente tener reuniones periódicas (no muchas) en las cuales rindan cuentas y se mejoren los procesos de obra en lean esto se llama Big Room.

Durante estas reuniones se revisan los objetivos de obra y se hacen los ajustes necesarios para lograr los objetivos, aparte yo le pido al equipo que me diga que es lo que creen que hicieron bien esa semana, lo que no salió bien, y que vamos a hacer para que funcione la siguiente vez.

Otra gran herramienta es el PPC, también forma parte de las herramientas del Lean Construction, y en pocas palabras es un método en el cual después de que se signan las tareas y trabajos, se realizan compromisos, y se mide la cantidad de estos compromisos cumplidos.

Al hacer esto, provocas que el resto del equipo rinda cuentas, puedes hacer que entre todos participen en la solución de los problemas que surgen y fomentas una comunicación entre todo el equipo.

Y también exhibes a los que no están cumpliendo con el equipo y esto hace que sientan cierto compromiso por mejorar 

Conclusiones

Como vez herramientas existen muchas y muy variadas, en este post te comparto solo algunas que yo implemento y que me han resultado muy útiles.

Pero creo que lo mas importante es que tu equipo sea apasionado, comprometido y que todos «jalen» para el mismo lugar.

Me ha tocado trabajar en equipos buenos y malos, muchas veces es mas difícil estar cuidando a los malos elementos que realizar el trabajo, así que escoge muy bien a tu equipo.

Recuerda que en esta profesión tarde o temprano tenemos que trabajar con mas personas, de ti depende que todo el equipo trabaje como una maquina bien aceitada o se convierta en una pesadilla.

Espero que estos elementos te sirvan, que tu y tu equipo logren todos sus objetivos.

Video Blog

Te invito a visitar nuestro post sobre consejos a futuros estudiantes de Arquitectura

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Saludos!